Gestión Documental y Manejo Efectivo de Archivo

TOME LA DECISIÓN ACERTADA................. Y AUMENTE SU COMPETITIVIDAD Y GESTIÓN EMPRESARIAL 

CURSO ESPECIALIZADO

El CENTRO INTEGRAL DE CAPACITACION EMPRESARIAL y CONSULCLIENT han desarrollado un programa a la medida de su organización para el manejo efectivo de su archivo, documentos físicos y virtuales, dotando a los participantes de una visión global de la gestión de los documentos (en cualquier soporte) en el entorno empresarial.

• Presentar la metodología para acometer un proyecto de implantación de un sistema de gestión documental.
• Conocer las posibilidades que ofrecen las herramientas informáticas para la gestión de la documentación.
• Identificar las necesidades de la empresa en cuanto al manejo de la documentación.

TEMAS A DESARROLLAR

• Diagnostico Documental
• Analizar los flujos de documentos y su relación con los flujos de trabajo
• Diseño de planillas de registro y radicación de comunicaciones oficiales, documentos informativos, documentos internos, documentos para distribución de correspondencia externa recibida
• Detectar las duplicaciones e inconsistencias
• Pasos a seguir en un programa de Gestión Documental
• Tablas de retención documental
• Definir las políticas de conservación, eliminación, almacenamiento y disposición final de los documentos.
• La importancia de la gestión documental dentro de la prestación efectiva del servicio al cliente interno y externo. ( visión del servicio )

QUIENES DEBEN ASISTIR

• Encargados del sistema de archivo
• Responsables de Gestión Documental
• Director de la organización
• Director de sistemas de información

BENEFICIOS PARA LA ORGANIZACIÓN

• Acceso centralizado y sencillo a toda la documentación relevante de la empresa y posibilidad de colaboración de varias partes en un mismo documento
• Control sobre quién puede acceder a los documentos, en qué momento, y qué actividades puede efectuar sobre las mismas
• Seguridad, no sólo a la hora de controlar el acceso, sino también en la custodia y copias de seguridad que supone la adopción de las nuevas tecnologías y bases de datos
• Ahorro de tiempo, a la hora de buscar la documentación, y de costes en su gestión y almacenamiento
• Reducción de redundancias como duplicidad de documentos, fotocopias, grabaciones de datos
• Agilidad y automatización de las tareas administrativas con la creación de flujos de trabajo (workflows) que permiten integrar documentos y procesos de negocio en un entorno controlado y actividades claramente definidas y monitorizadas
• Intercambio de documentos en formato electrónico entre empresas, incluyendo el formato estándar XML y la verificación con certificados y firmas digitales
• Para no olvidar el "efecto secundario" positivo de la mayor satisfacción de los clientes internos y externos.

 

 

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